Técnica pomodoro e timeboxing: um breve manual de gerenciamento do tempo

“O tempo é a coisa mais valiosa que um homem pode gastar”, disse uma vez o filósofo grego Teofrasto, que viveu entre os séculos 3 e 2 antes de Cristo. Poético. E um pouco desesperador se considerarmos que a gestão do nosso recurso mais valioso é, hoje, um problema para a maioria. Numa pesquisa que o Instituto Gallup fez sobre o assunto, nos EUA, 52% dos entrevistados disseram não ter todo o tempo que gostariam em seus dias. E isso é um dado anterior à pandemia.

Com o home office generalizado, a situação piora. Em muitos casos, home office não é bem trabalhar em casa, é morar no trabalho, combinando as tarefas pessoais com as profissionais. A gestão do tempo, no fundo, é tão desafiadora quanto a gestão financeira. E menos falada que esta última, diga-se, porque esquecemos que tempo também é dinheiro (e saúde, e bem-estar, e… tudo, basicamente). A boa notícia é que há métodos já bem testados para escapar da armadilha temporal.

Sem tempo, irmão 

Antes de tudo, vale lembrar: a culpa não é (só) sua. Embora alguns sejam obviamente mais desorganizados na gestão do tempo do que a média, a verdade é que nosso cérebro e nosso corpo foram moldados por milhões de anos de evolução e estão agora tentando se adaptar a um conceito de tempo incompatível com nossa biologia.

Prova disso é que, entre os mamíferos, os humanos estão entre aqueles que dormem menos – mesmo se considerarmos uma rotina de sono saudável, de oito horas. Mais: nossos primos do reino animal tendem a dividir o sono ao longo do dia, enquanto convencionou-se que, para humanos, dormir é só de noite – ainda que haja exceções, como em culturas latinas que têm o hábito da siesta, o de dormir depois do almoço.

O nosso impasse com o modo como lidamos com o tempo dá origem a um elemento peculiar: a procrastinação. Peculiar porque ficar empurrando as tarefas com a barriga é natural para quase todo mundo, ainda mais quando são chatas. Mas procrastinar não é como tirar férias: junto do prazer de não fazer a coisa maçante vêm a culpa e a angústia de não cumprir com a obrigação. Na prática, só prolonga-se o sofrimento. Mas não somos tão racionais como pensamos, e nosso cérebro prefere cair na armadilha de sentir-se mal a longo prazo do que de mergulhar numa tarefa que cause aborrecimento.

É exatamente nesse sentido que, nas últimas décadas, diversas técnicas de gerenciamento do tempo surgiram e se popularizaram. Elas prometem fazer o que seu cérebro não faz tão bem: criar um plano de ação lógico e racional para que você produza da forma mais eficiente e menos dolorosa possível. Vamos a elas.

A técnica pomodoro

Em meados de 1980, o jovem universitário italiano Francesco Cirillo tinha um problema: ele não conseguia se concentrar para estudar nem finalizar suas tarefas. Vendo seu rendimento cair na faculdade, decidiu testar quanto tempo conseguia ficar sem se distrair. Como não existiam smartphones, utilizou o instrumento de medição de tempo que tinha em casa – um timer de cozinha, daqueles usados para não esquecer o bolo no forno. O tal temporizador usado pelo estudante tinha o formato de um tomate – pomodoro, em italiano.

Cirillo decidiu testar rodadas de estudo de dez minutos, seguidas de intervalos. Achou pouco, mas a ideia geral lhe agradou. Continuou testando a técnica até aperfeiçoá-la no que, diz, seria o modelo ideal: usar o timer para produzir por 25 minutos, depois programá-lo para medir pausas de 5 minutos. Depois de quatro ciclos, o descanso é maior – de 15 a 30 minutos, dependendo de quão apertado está seu prazo.

Nascia ali o queridinho supremo entre os métodos de gestão do tempo: a técnica pomodoro. A ideia de dividir uma tarefa em turnos de trabalho com intervalos constantes é simples, mas cativante. Tanto que Cirillo vive disso até hoje: o italiano transformou a criação em negócio, fundou uma empresa de consultoria de produtividade e vende cursos de como colocar a técnica em prática no dia a dia. Quem compra o produto também ganha um software para medir o tempo, livros e materiais didáticos escritos pelo criador e planilhas de organização personalizadas. A empresa diz que 2 milhões de pessoas já compraram seus kits de pomodoro.

O número de quem já testou a técnica por conta própria, porém, é bem maior – e incalculável. O tomatinho é especialmente popular entre estudantes e há diversos apps e sites gratuitos que se propõem a ajudar na manutenção dos ciclos. Mais: há todo um submundo de streamers e youtubers na inter net cujo conteúdo é fazer lives no estilo “Estude comigo” usando a técnica – são 25 minutos de basicamente nada na tela, para que você estude, e depois uma pausa para interagir com o pessoal.

A ideia de que pausas constantes ao longo do trabalho, seja qual for a extensão delas, melhoram a produtividade tem, sim, respaldo científico. Estudos mostram que elas aliviam a sobrecarga e ajudam a a manter o foco. Sejamos sinceros: nem é preciso ter pesquisas para comprovar o que todos sabemos: uma pausa para o cafezinho quase sempre faz bem; horas ininterruptas de trabalho, não.

No livro The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World (“A mente distraída: cérebros antigos em um mundo de alta tecnologia”, sem tradução para o português), os cientistas Larry D. Rosen e Adam Gazzaley elencam outra razão pela qual as pausas funcionam: elas são recompensas. Os turnos de trabalho ficam menos cansativos porque seu cérebro está focando nos cinco minutinhos que vai ganhar já, já. A cada 25 minutos (ou 30, ou 60) você recebe de presente uma pequena carga de dopamina, produzida pelo centro de recompensa do cérebro.

Mas claro que o método pomodoro recebe críticas. Não em relação à ideia das pausas – coisa que qualquer leão na lida diária de caçar zebras faz. Mas à forma como ele dita a duração dos ciclos. Em seu livro, Cirillo insiste que grande parte do sucesso do método se deve aos números: 25 minutos para produzir e 5 para os descansos pequenos. O italiano defende que, se você terminar a tarefa programada para aquele turno antes de o timer tocar, você continue nela – revisando ou melhorando-a. E, ao som do apito, pare imediatamente – nem que deixe uma frase pela metade, por exemplo. Ser rígido com o tempo evitaria o “só mais um pouquinho” – uma das causas da desorganização.

Não faz sentido. Um estudo de 2008, por exemplo, detectou que o nosso cérebro leva, em média, 23 minutos para focar totalmente numa tarefa. Parece uma coincidência com o timing do pomodoro. Não é. O método de Cirillo manda você parar praticamente no momento em que o foco veio. Além disso, cinco minutos de pausa não é um intervalo considerado longo o bastante para o cérebro resetar por completo. Sem uma disciplina monástica, você vai passar a maior parte desse tempo ainda pensando na tarefa que te espera.

O tomate também não é indicado para tarefas criativas – não se pode obrigar ideias a surgirem por alguns minutos e depois descansarem na sua mente. Este texto, por exemplo, não foi escrito em turnos, pois dependia não apenas de dados, mas de alguma inspiração do repórter.

Nada disso significa que a técnica não funciona. Também não é uma verdade universal o fato de que 20 e tantos minutos são o tempo necessário para focar em algo. Se os intervalos de tempo popularizados por Cirillo ajudaram milhões de pessoas, também temos aí um fato. A dica aqui, então, é a seguinte: teste o método, mas sem se preocupar em seguir religiosamente os números do italiano – fatie o seu tomate como achar melhor.

Super agenda

“Trabalhe 80 horas por semana com a técnica de Elon Musk!”. Não faltam vídeos e artigos pela internet com títulos como esse (pode checar). Nos últimos anos, um método que promete aumentar sua produtividade a níveis muskianos tem ganhado quase tanta popularidade quanto o pomodoro: é o timeblocking, ou bloco de tempos – também chamada de timeboxing, caixas de tempo.

(Para ser justo, Musk nunca fez propaganda desse método; ele sequer chegou a citá-lo nominalmente. Em entrevistas, já descreveu que organiza seus dias de uma forma parecida como essa metodologia; o resto é clickbait.)

Assim como a do tomate, essa técnica é incrivelmente simples: consiste em dividir todo o seu dia em pequenos bloquinhos de tempo, em geral de cinco minutos cada. Não, não significa cinco minutos para cada coisa. O que você faz é reservar quantos bloquinhos de cinco minutos destinará paracada uma de suas tarefas. Tal como a pausa para o café, que já existia antes da pomodoro (e do café), o conceito de planilhar o dia não é assim tão inovador. O diferencial do timeboxing é sua rigidez; a ideia é colocar tudo nesses tijolinhos de tempo: x blocos para responder emails, y para almoçar, z para escrever aquele relatório…

Esse Lego temporal pode parecer bobo, mas não é. O repórter que vos escreve achava que já aplicava um tipo de timeboxing mental ao definir períodos de tempo para escrever seus textos. Mas se deu conta que, entre as linhas, parava para olhar os grupos de WhatsApp, atualizar a caixa de email e, por que não, rolar o feed do Twitter rapidinho.

A ideia do método é excluir todas essas distrações – e focar mesmo só no que os bloquinhos mandam. Ou seja: funciona, mas para quem já é disciplinado por natureza e só precisa de uma receita pronta para seguir. Quem tem a distração e a procrastinação impressas no DNA, porém, vai acabar furando a programação sem perceber (foi o que aconteceu com este repórter).

E também não é indicado para quem tem rotinas imprevisíveis – se seu chefe costuma chamar reuniões sem avisar, suas caixinhas vão por água abaixo.

De tudo um pouco

Pomodoro e timeboxing são as técnicas mais famosas – e inclusive costumam ser aplicadas em conjunto. Mas estão longe de ser as únicas. Entre as demais, uma com respaldo científico é a Eat the frog (coma o sapo), um termo cunha do pelo coach americano Brian Tracy. A ideia também é simples: comece seu dia “comendo o sapo”, ou seja, se livrando logo de cara daquela tarefa mais difícil e chata. É melhor sofrer no início, quando você está descansado, e enfrentar um dia mais tranquilo do que deixar para resolver o problema no fim do expediente, já pensando no travesseiro.

É um fato. Vários estudos já demonstraram que, após um longo dia de trabalho, nosso cérebro já não está mais apto para tomar as melhores decisões – o que torna atarefa de enfrentar o sapo não só desagradável como bem mais difícil. Ou seja: crescem as chances de você errar naquilo que havia de mais importante no seu dia.

O problema é que as manhãs não são lá exatamente agradáveis para todo mundo, ainda mais se o assunto é fazer algo complexo e difícil. Nesse caso, dá para adaptar usando a virtude de outra técnica, a Golden Hours – “horas douradas”. O conceito, criado pelo cientista pioneiro no estudo do sono, Nathaniel Kleitman, diz que cada pessoa tem suas horas do dia onde produzem mais e melhor – basta descobrir. Talvez seja melhor comer o sapo à tarde ou à noite se você não costuma acordar 100%. Nenhuma palavra deste texto, por exemplo, foi escrita antes das 10h.

Personalize

Críticas à parte, os métodos de gestão de tempo têm uma vantagem: eles oferecem um ponto departida claro para procrastinadores, desorganizados e pessoas ocupadas demais para montar o seu próprio plano de gerenciamento de tempo. Como vimos, as técnicas costumam pecar pelo excesso de rigidez – mas o ideal é que você experimente de tudo, adapte e, no longo prazo, crie sua própria estratégia para otimizar o tempo. Todas essas técnicas se tornaram conhecidas porque se baseiam em princípios que fazem sentido, e devem ser levados em conta na hora de montar sua própria tática de guerra.

Pausas entre o trabalho contínuo importam; ter uma programação do seu dia, ainda que flexível, também. Concentrar o trabalho duro nas horas mais produtivas, de preferência o mais cedo que você conseguir, é bem menos sofrido do que estender uma tarefa por horas. Outros fatores também devem entrar na conta.

Independentemente da técnica escolhida, cientistas concordam em uma coisa: regular o sono é imprescindível. E não adianta se encher de café para tirar a vontade de ir para a cama: a ciência mostra que noites mal dormidas destroem o foco e a concentração ao longo do tempo, e levam inevitavelmente à procrastinação. Algumas rotinas de trabalho, mais flexíveis, podem até encaixar um cochilo ao longo do dia – entre nós: em tempos de home office, por que não? Há pesquisas mostrando que pausas em formato de sonecas de fato ajudam a manter a produtividade lá em cima (ponto para as siestas).

Uma outra dica geral é usar a tecnologia a seu favor. Há vários softwares e apps por aí que ajudam na gestão do tempo (veja alguns no box abaixo). O mais importante é ir na fonte das distrações do mundo moderno: as redes sociais e congêneres. Afinal, seja pomodoro, seja timeblocking ou qualquer outra estratégia escolhida, todas precisam de tempos de foco específico em uma tarefa, e não dá para fazer isso com as notificações do WhatsApp apitando o tempo todo. E é basicamente o que acontece: as pessoas são interrompidas a cada 11 minutos durante o trabalho, estimam pesquisadores. Nas configurações do seu celular, dá para programar para evitar esse problema sem ter de ativar o modo avião – algo quase impossível nos dias de hoje; no computador, vale investir num “browser blocker”, extensões que bloqueiam todos os sites, exceto os que você precisa para a sua tarefa.

Talvez o mais importante não seja descobrir qual técnica, ou qual mistura de métodos, funciona melhor. O que importa mesmo é tomar alguma atitude, seja ela qual for. Uma revisão científica de 32 estudos sobre técnicas de gerenciamento de tempo (que incluíam coisas mais simples, como adotar um checklist semanal de atividades) chegou à seguinte conclusão: nem sempre as estratégias se traduziam automaticamente numa performance melhor. Beleza. Mas, em geral, elas traziam uma sensação de bem-estar e de menos estresse, já que você simplesmente se sente menos confuso na gestão do seu dia a dia. E isso já é algo bom por si só, mesmo que não o torne o rei dos prazos. Portanto, se você se sente perdido no relógio, chegou a hora de tomar uma atitude. Agora.

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Seis dicas para aprimorar sua gestão do tempo

1. Rastreie seu tempo

O primeiro passo é fazer uma análise detalhada de como você gasta seu tempo – alguns apps ajudam nesse diagnóstico, como o Toggl e o RescueTime. Reserve uma semana só para esse monitoramento. A partir daí, você conseguirá ver onde mora o problema e começar a pensar em soluções.

2. Seja honesto

Nenhum plano de ação é perfeito: é preciso criar programações realistas. Se você sabe que demora para redigir um relatório, não invente de reservar somente uma hora para essa tarefa. Você vai furar a própria estratégia – e se desanimar.

3. Regule seu sono

Independentemente do método escolhido, é preciso estar atento para produzir. E vários estudos já mostraram que uma boa noite de sono é imprescindível para isso. Oito horas é o mínimo para a maioria. Nove é desejável, ainda que nem sempre possível.

4. Programe pausas

Gerenciar o tempo de trabalho também significa gerenciar o tempo de descanso – de preferência, em intervalos frequentes e curtos. Também é importante ter uma hora de parar bem definida – caso contrário, o cansaço vira uma bola de neve.

5. Se livre de distrações

Todo e qualquer método de gerenciamento de tempo exige momentos de produção 100% focada. Para isso, só se livrando de todas as distrações do ambiente de trabalho. Busque configurações e apps que bloqueiem notificações e sites desnecessários.

6. Elenque prioridades

Por mais eficiente que seja, nenhum método de gerenciamento de tempo faz milagre. Você vai ter que deixar algumas coisas para depois, sem culpa. Avalie bem a urgência de cada tarefa.

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